Admin Support

Als Admin Support ben je een essentiële schakel binnen onze Operations-afdeling. Je ondersteunt de organisatie op administratief en financieel gebied en zorgt dat alle processen vlot, correct en gestructureerd verlopen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, betrokkenheid en communicatieve skills blijft onze administratie in topvorm. Je werkt nauw samen met projectleiders, techniekers, finance en collega’s binnen de vestiging.

Hoe ziet jouw dag eruit?

• Facturatie & Financiële opvolging

  Een vlotte facturatie is één van de belangrijkste schakels binnen onze werking.

  • Proactief opvolgen dat vorderingsstaten tijdig en volledig worden aangeleverd door de projectteams.

  • Ontbrekende informatie verzamelen bij projectleiders en techniekers zodat facturatie zonder vertraging kan doorgaan.

  • Facturen verwerken, inclusief het factureren van niet-afgewerkte werkbonnen waar dat relevant is.

  • Controleren van de koelmiddelenboekhouding en foutieve of ontbrekende registraties signaleren of corrigeren.

  • Toezien op een consistente en correcte maandelijkse facturatiecyclus.

  • Creditnota’s aanvragen en de verdere opvolging verzekeren.

• Debiteurenbeheer

  Een gezonde cashflow vraagt om sterke opvolging.

  • Openstaande klantensaldi monitoren en betalingsachterstanden tijdig detecteren.

  • Herinneringen en aanmaningen inplannen, versturen én bespreken bij betwiste facturen.

  • Klanten contacteren over betalingsafspraken, zowel telefonisch als schriftelijk.

  • Financiële status en ondernomen acties helder rapporteren aan management en finance.

• 3. Masterdata & ERP-administratie

  Correcte data is de basis van elke efficiënte organisatie.

  • Klant-, leveranciers- en projectgegevens up-to-date houden in het ERP-systeem.

  • Controleren van volledigheid en uniformiteit van de geregistreerde data.

  • Administratieve knelpunten detecteren en meewerken aan procesverbeteringen.

• Algemene administratie & vestigingsondersteuning

  Een goed georganiseerde vestiging maakt het verschil.

  • Office management-taken organiseren en opvolgen: postverwerking, bestellingen, voorraadbeheer, onderhoud, …

  • Leverancierscontacten en afspraken coördineren.

  • Instaan voor een ordelijke, veilige en efficiënte werkplek.

  • Ondersteuning bieden bij rapportage- en documentatieprocessen.

• Office Management & kwaliteitsbewaking

  Kwaliteit in administratie is een continue focus.

  • Algemene correspondentie en documentatie verwerken, archiveren en structureren.

  • Actief meewerken aan uniforme administratieve standaarden binnen de afdeling.

Wat neem je mee?

• Actiegericht en enthousiast: Met veel energie ga je aan de slag en weet je zaken in beweging te zetten. Je staat stevig in je schoenen en neemt graag initiatief. Administratieve uitdagingen aanpakken of problemen oplossen? Dat geeft jou net drive.

• Sterke sociale skills: Je beweegt je vlot tussen verschillende gesprekspartners: van projectleiders en techniekers tot collega’s van finance of HR. Jouw toegankelijkheid en helderheid maken jou een echte verbindende schakel binnen de vestiging.

• Organisatietalent pur sang: Een gestructureerde manier van werken zit in je DNA. Je bewaakt deadlines, behoudt overzicht en zorgt ervoor dat processen correct, tijdig en volgens afspraak worden opgevolgd.

• Flexibiliteit en betrokkenheid: Hoewel je standaard van 8u00 tot 17u00 werkt, ben je iemand die verder kijkt dan de klok. Wanneer de situatie het vraagt, spring je flexibel bij. Telefonische permanentie en onthaal neem je vanzelfsprekend ter harte, en je vormt een betrouwbare back-up voor je Operations Support-collega’s. Ook het management kan rekenen op jouw proactieve ondersteuning.

• Klantgerichtheid als tweede natuur: Of het nu gaat om collega’s, klanten of leveranciers: je helpt hen met dezelfde vriendelijkheid, duidelijkheid en efficiëntie. Je denkt mee, neemt eigenaarschap en gaat altijd voor dat beetje extra service.

Onze genereuze beloften aan jou!

• Ambitie & groei
  Je komt terecht in een ambitieus en innovatief groeiverhaal binnen de HVAC-sector. Bij ons krijg je een contract van onbepaalde duur én de ruimte om jezelf te ontwikkelen.

• Carrièrepad op maat
  Samen bouwen we aan jouw loopbaan. Dankzij onze groei zijn er volop kansen om door te stromen en nieuwe uitdagingen op te nemen.

• Teamgevoel
  Onze C-Team waarden vormen de kern van wie we zijn: Connected, Target driven, Engagement, Accountability en Mastery. Je werkt in een omgeving waar collegialiteit, eigenaarschap en vakmanschap elke dag voelbaar zijn.

• Mensgerichte cultuur
  Ondanks onze schaal blijft de sfeer warm en persoonlijk. Je maakt deel uit van een hechte groep waarin samenwerking, respect en vertrouwen centraal staan.

• Beloning op maat
  We zorgen voor een aantrekkelijk loonpakket dat in lijn ligt met jouw ervaring en verantwoordelijkheden, aangevuld met voordelen die verder gaan dan het financiële. Want waardering voel je niet enkel in woorden, maar ook in wat je terugkrijgt.

  • GSM + abonnement + laptop

  • Maaltijdcheques + eco-cheques

  • Hospitalisatieverzekering

  • Groepsverzekering

  • Fietslease

  • Benefits@Work